Διατάξεις, υπόχρεοι, τρόπος τήρησης, στο Ειδικό βιβλίο αδειών

Με την διάταξη του άρθρου πρώτου, Υποπαρ. ΙΑ 5, περ.2, του Ν.4254/2014 αντικαταστάθηκε η παρ. 3 του άρθρου 4 του Α.Ν 539/1945, όπως είχε τροποποιηθεί με το άρθρο 6 του Ν.3762/2009, σχετικά με την υποχρέωση του εργοδότη για την τήρηση του βιβλίου αδειών.

Σύμφωνα με την σχετική διάταξη, κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί το ειδικό βιβλίο αδειών, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων.

Το ειδικό βιβλίο πρέπει να φέρει τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη "βιβλίο αδειών" και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες

• Ονοματεπώνυμο μισθωτών, 
• Ημερομηνία πρόσληψης, 
• Αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, 
• Χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας,
• Αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας. 

Ειδικά οι στήλες των αποδοχών αδείας και του επιδόματος αδείας μπορούν να συμπληρωθούν στο σύνολο τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας. Υπενθυμίζουμε ότι η 31 Δεκεμβρίου κάθε έτους αποτελεί την δήλη ημέρα χορήγησης της ετήσιας κανονικής άδειας στους μισθωτούς, σύμφωνα με τις σχετικές διατάξεις.

Το βιβλίο αδειών θα πρέπει να τίθεται στη διάθεση των οργάνων του ΣΕΠΕ που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής και τήρησης των διατάξεων της εργατικής νομοθεσίας.
Με τη νέα διάταξη θεσπίζεται και η υποχρέωση του εργοδότη, να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στον πληροφοριακό σύστημα "ΕΡΓΑΝΗ", εντός του μηνός Ιανουαρίου, τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.
Σε περίπτωση μη τήρησης της υποχρέωσης του εργοδότη, της γνωστοποίησης ηλεκτρονικά των ανωτέρω στοιχείων, επιβάλλονται σε βάρος του οι κυρώσεις σύμφωνα με το άρθρο 24 του Ν.3996/2011 όπως ισχύει.

Υπενθυμίζουμε ότι οι διοικητικές κυρώσεις του άρθρου 24 του Ν.3996/2011 όπως ισχύει, επιβάλλονται και στην περίπτωση της μη τήρησης του βιβλίου αδειών ή της ελλιπούς τήρησης του εν λόγω βιβλίου (κατηγοριοποίηση παραβάσεων σύμφωνα με την Υπ. Απόφ. 2063/Δ1632/2011 Υπ. Εργασίας Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας).
Η μη επίδειξη του ειδικού βιβλίου αδειών, δεν αποτελεί παράβαση που ανήκει στις ευθέως αποδεικνυόμενες παραβάσεις για επιβολή διοικητικών κυρώσεων κατά δέσμια αρμοδιότητα του οργάνου του ΣΕΠΕ που πραγματοποιεί τον έλεγχο, διότι δεν συμπεριλαμβάνεται στις παραβάσεις του άρθρου 2 της Υ.Α 27397/122/19-8-2013. Σχετικά με την υποχρέωση τήρησης του ειδικού βιβλίου αδειών και μετά την ισχύ της νέας διάταξης, αξίζει να σημειώσουμε τα εξής:

1.Το βιβλίο αδειών δεν περιλαμβάνει τις στήλες αύξων αριθμός εργαζόμενου, ειδικότητα εργαζόμενου, προϋπηρεσία, παρατηρήσεις, καθώς και την υπογραφή του εργαζόμενου.
Η προϋπηρεσία του εργαζόμενου σε άλλους εργοδότες, αποτελεί προσδιοριστικό στοιχείο της προσαύξησης των ημερών κανονικής άδειας του εργαζόμενου σύμφωνα με τις θεσμικές διατάξεις της Ε.Γ.Σ.Σ.Ε που εξακολουθούν να ισχύουν. Επομένως θεωρούμε ότι θα έπρεπε να αναγράφεται και η προϋπηρεσία του μισθωτού.
Επίσης η υπογραφή του εργαζόμενου πιστοποιούσε την λήψη των ημερών κανονικής αδείας, των αποδοχών αδείας, καθώς και του επιδόματος αδείας. Συχνά δημιουργούνται ζητήματα εργατικών διαφορών ανάμεσα σε εργοδότες και εργαζόμενους σχετικά με τη λήψη των ημερών της κανονικής αδείας και των συνακόλουθων αποδοχών και επιδόματος αυτής, και θεωρούμε ότι η μη πρόβλεψη της υπογραφής του εργαζόμενου στο βιβλίο αδειών με τη νέα διάταξη, δεν εξυπηρετεί κανένα λόγο, ενώ πιθανόν να δημιουργήσει περισσότερες αμφισβητήσεις και διαφορές.

2.Aπαλείφεται το χρονικό όριο της πενταετίας (Ν.3762/2009), κατά το οποίο έπρεπε τα στοιχεία του βιβλίου αδειών να διατηρούνται στη διάθεση των οργάνων του ΣΕΠΕ.
Προφανώς τούτο δεν είναι απαραίτητο καθώς με την νέα υποχρέωση του εργοδότη για ηλεκτρονική υποβολή των αδειών που έλαβε ο μισθωτός για κάθε έτος (κατά τον μήνα Ιανουάριο),δημιουργείται βάση δεδομένων των στοιχείων αυτών στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, που θα είναι στη διάθεση του ΣΕΠΕ στο διηνεκές.

3.Σύμφωνα με τη νέα διάταξη, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολο τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψεως της κανονικής άδειας.
Τα ανωτέρω αφορούν μόνο τις στήλες αποδοχών αδείας και επιδόματος αδείας.
Η καταχώρηση της κανονικής άδειας (ημερομηνία έναρξης- λήξης αδείας) θα πρέπει να γίνεται στο βιβλίο άμεσα, με την χορήγηση της κανονικής άδειας.
Στην περίπτωση χορήγησης της κανονικής άδειας τμηματικά, όπως η σχετική νομοθεσία ορίζει (Ν.4093/2012, ΥΠΟΠΑΡ.ΙΑ14), η καταχώρηση των ημερών αδείας θα πρέπει να γίνεται τμηματικά σύμφωνα με τις πραγματικές ημερομηνίες χορήγησης της κανονικής άδειας του μισθωτού, και όχι συνολικά στο τέλος του έτους.

Σε ενδεχόμενο έλεγχο των οργάνων του ΣΕΠΕ, αν διαπιστωθεί ότι χορηγήθηκε κανονική άδεια σε μισθωτό χωρίς αυτή να καταγραφεί στο τηρούμενο ειδικό βιβλίο αδειών, τότε στοιχειοθετείται η παράβαση της πλημμελούς τήρησης του βιβλίου.
Σε κάθε περίπτωση τα αναγραφόμενα στοιχεία στο βιβλίο αδειών, θα πρέπει να είναι ορθά και ακριβή, δεδομένου ότι πολλές φορές παρατηρείται κατά τους ελέγχους, οι καταχωρήσεις του βιβλίου αδειών να είναι αντιφατικές και αντικρουόμενες ,με καταχωρήσεις που περιέχονται σε άλλα βιβλία και στοιχεία που τηρεί η επιχείρηση, όπως πίνακες προσωπικού, προγράμματα εργασίας, κάρτες παρουσίας κ.λ.π.
Στις περιπτώσεις αυτές δύναται να επιβληθούν κυρώσεις για παροχή ψευδών στοιχείων και πληροφοριών(άρθρο 8 του Ν.2336/1995).